Como planejar um projeto gastando a metade do tempo

Como planejar um projeto gastando a metade do tempo

Planejar um projeto pode tanto ser uma tarefa extremamente complexa, quanto também ser algo simples e prático de ser feito. Pode tanto exigir conhecimentos especialistas e o envolvimento de um profissional experiente, quanto também exigir apenas algumas técnicas simples de planejamento. Tudo depende do porte e complexidade envolvidos no entorno do projeto e de como você trabalha com planejamento estratégico.

Porém, uma parte em especial do planejamento normalmente toma a maior parte do tempo. Eu me refiro à criação e planejamento das tarefas a serem realizadas ao longo do projeto. Por isso, é justamente nesta etapa mais custosa onde eu quero te dar uma dica super simples e que, se você não faz isso, sem dúvida deve considerar fazer a partir de hoje mesmo.

A dica é: crie modelos de projetos para cada tipo de projeto na sua empresa. Assim, quando você for planejar um novo projeto, 95% das tarefas dele já estarão criadas automaticamente.

Não entendeu?

Como de costume, vamos lá então para um exemplo prático. Em nosso exemplo abordarei como planejar um projeto arquitetônico, porém, te garanto que facilmente você conseguirá fazer um paralelo para qualquer tipo de projeto que você desenvolva. Combinado?

Passo-a-passo para criar modelos e planejar mais rápido

Para nosso exemplo, consideraremos um projeto arquitetônico.

Passo 1: mapeie as etapas pelas quais todos os projetos de determinado tipo devem passar na sua empresa.

Por exemplo, um projeto arquitetônico geralmente passa sempre pelas etapas “Estudo Preliminar”, “Anteprojeto” e “Projeto Executivo”.  Assim, antes de planejar qualquer tarefa, teríamos:

Passo 2: mapeie todas as tarefas a serem realizadas e insira cada uma delas em sua respectiva etapa.

Em um projeto de arquitetura, por exemplo, a “Visita ao local”, a “Geometria interna dos ambientes” e várias outras tarefas são sempre realizadas na etapa de “Estudo Preliminar”.

Já a tarefa “Compatibilização do projeto” é uma das tarefas que são sempre realizadas na etapa de “Projeto Executivo”.

Passo 3: defina detalhes de planejamento para cada tarefa, considerando aquelas informações que irão se repetir projeto a projeto. Por exemplo:

. Responsável pela tarefa: se a sua equipe é reduzida e as mesmas pessoas frequentemente fazem as mesmas tarefas projeto a projeto, então você deve considerar associar os responsáveis de cada tarefa já no seu projeto modelo.

. Checklists: se existem tarefas que devem obedecer a determinados critérios e procedimentos, você pode querer inserir checklists já no projeto modelo, de modo a garantir que todos os projetos de arquitetura criados a partir dele irão atender aos critérios e procedimentos estabelecidos.

Passo 4: ao criar um novo projeto arquitetônico, no lugar de começar a planejar as suas tarefas do zero, você deve replicar o seu projeto arquitetônico modelo.

No exemplo abaixo, para o novo projeto Reforma da Casa de Gildecio, estamos importando o painel modelo chamado Projeto Arquitetônico:

Ao fazer isto, você já ganhou horas de trabalho evitando ter que criar etapas, dezenas de tarefas e ainda planejar todos os seus detalhes:

Agora você terá que se preocupar simplesmente em concluir o planejamento das tarefas importadas, por exemplo, definindo datas de entrega ou customizando outras informações.

Ficou bem mais fácil e rápido planejar um novo projeto agora, concorda?

Implementando na sua empresa

Após ter entendido os passos para criar modelos de projetos, não há mistério para colocar tudo em prática e planejar seus projetos muito mais rapidamente a partir de agora. Basta:

1) Identificar os tipos de projetos que são desenvolvidos na sua empresa;

Se você tem uma empresa de desenvolvimento de software, por exemplo, os tipos poderiam ser:

. Desenvolvimento de sistema web.

. Desenvolvimento de aplicativo móvel.

. Desenvolvimento de website.

2) Criar um “projeto modelo” para cada um dos tipos de projetos identificados.

3) Sempre que um novo projeto for ser planejado, importar o seu respectivo modelo e apenas customizá-lo, no lugar de planejar o novo projeto do zero.

Viu como é simples economizar muito tempo na hora de planejar um projeto? Agora resta você colocar o aprendizado em prática e economizar muitas horas de trabalho ao planejar seus próximos projetos.

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