Contar com um gerenciador de tarefas é uma condição fundamental para o gestor de projetos ou de empresas que busca otimizar seu processo de gestão, alcançando níveis ideais de eficiência, produtividade e economia.
No entanto, para que o gerenciador de tarefas alcance tudo isso é preciso que ele conte com diversas funcionalidades, dentre elas, por exemplo, emissão de relatórios, controle financeiro,
indicadores de desempenho, entre outras. Pelas funcionalidades, nota-se claramente a importância dessa ferramenta de gestão para uma empresa.
Mas, e então, para que conheça melhor a importância dessa solução
para sua empresa e gestão de projetos, elaboramos este conteúdo. Nele apresentamos o que é um gerenciador de tarefas, quais são suas funcionalidades e, principalmente, a importância de sua empresa contar com um.
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No dia a dia de uma empresa, surgem diversas tarefas ou projetos que precisam ser planejadas, desenvolvidas e avaliadas de maneira eficiente e produtiva, colaborando assim para o alcance dos objetivos.
Por exemplo, quando uma empresa inicia um projeto de marketing de conteúdo, o gestor responsável precisa pensar numa série de elementos para que tal empreendimento obtenha sucesso, como, por exemplo, elaboração do perfil do público-alvo, desenvolvimento do conteúdo, criação de perfis em redes sociais e blog, avaliação de desempenho, delegação de tarefas, publicação do conteúdo, definição de indicadores de desempenho etc.
No entanto, muitas vezes, ele sozinho não consegue dar conta disso tudo. É aí que entra o gerenciador de tarefas como uma ferramenta essencial para o gestor que busca otimizar a gestão de projetos e de empresas, como um todo. Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta (software) de organização das atividades, visto que permite ordenar as tarefas de um projeto, fazendo com que ele seja desenvolvido e entregue dentro do prazo estabelecido.
Além disso, um gerenciador de tarefas possibilita organizar as atividades de acordo com a prioridade e urgência de cada uma, fazendo com que elas sejam desenvolvidas rapidamente.
Ainda dentro desse contexto, antigamente, vale dizer, muitos dos gestores utilizavam agendas impressas para organizar suas atividades ou compromissos, bem como para criar pautas para serem discutidas em reuniões com equipes responsáveis por projetos. Hoje, no entanto, muitos deles abandonaram essa prática para dar lugar ao gerenciador de tarefas, que é uma ferramenta tecnológica mais fácil e rápida de preencher. O bom disso tudo é que alguns softwares de gestão possibilitam que os membros de uma equipe acompanhem todo processo de gestão, o que democratiza o acesso a informação.
Um bom software ou ferramenta de gestão conta com diversas funcionalidades que permitem aos gestores obterem maior controle sobre as atividades de uma empresa ou de um projeto. Por exemplo:
Um gerenciador de tarefas conta com um recurso que é primordial para se ter maior controle com relação às informações produzidas no âmbito de uma empresa ou projeto: integralização de dados.
A integralização de dados centraliza as informações em um único lugar, com o objetivo de sistematizá-las em um ou mais gráficos e, assim, facilitar a interpretação por parte do gestor responsável por um projeto ou operação de uma empresa.
Além disso, um gerenciador de tarefas conta com módulos de informações por área, o que amplia o controle do gestor. Por exemplo, informações relacionadas ao financeiro, contabilidade, marketing, produção etc.
Um bom gerenciador de tarefas conta com a possibilidade de emitir relatórios sobre as atividades de uma empresa ou de um projeto, de maneira a garantir maior controle por parte dos gestores responsáveis.
Como se sabe, relatórios são documentos indispensáveis para uma boa e eficiente gestão, considerando seu papel no sentido de auxiliar a tomada de decisão. A partir de relatórios, pode-se saber com maior propriedade informações, como:
Em conclusão, como se pode perceber, relatórios são documentos primordiais para o gestor que deseja tomar decisões cada vez mais assertivas e dentro do tempo esperado.
A comunicação entre as equipes de uma empresa é de fundamental importância para que ela alcance seus objetivos com maior velocidade. Por isso, é bem comum encontrar essa funcionalidade em um gerenciador de tarefas, que permite que os funcionários de uma empresa se comuniquem com o objetivo de resolver dúvidas, esclarecer atividades e dar prosseguimento a um projeto que se encontra em execução.
No âmbito de uma ferramenta de gestão, é comum encontrar canais de comunicação como chat ou bate-papo e chamada por voz ou vídeo, facilitando assim a interação entre aqueles envolvidos em um trabalho.
Um gerenciador de tarefas tem também geralmente funcionalidades que possibilitam aos gestores de uma empresa ou projeto estabelecerem e manterem uma comunicação com clientes, com aqueles que estão interessados na solução final de um projeto.
Mais que isso, na verdade. Há gerenciador de tarefas que possibilita que o cliente acompanhe ativamente o processo de produção de um projeto, ou seja, dando sugestões ou avaliando cada etapa, buscando com isso referendar o trabalho até ali desenvolvido.
O bom de se ter essa funcionalidade é que a empresa otimiza seu tempo, realizando o ajuste do projeto assim que o cliente o avaliar. Ao proporcionar que ele participe ativamente de tal processo, a avaliação pode ocorrer de forma mais rápida.
Um gerenciador de tarefas também conta com indicadores de desempenho dispostos, muitas vezes, em gráficos intuitivos, fáceis de serem lidos pelos gestores responsáveis por uma empresa ou projeto.
Os indicadores de desempenho são ferramentas fundamentais para o gestor que deseje acompanhar o desempenho global não apenas do projeto ou de determinada operação da empresa, mas de cada pessoa ou departamento envolvido nesse processo. O indicador de desempenho pode, assim, oferecer informações como índice de produtividade de uma equipe e satisfação do cliente com relação ao projeto, por exemplo.
É comum também encontrar em um gerenciador de tarefas a função de automatização de atividades, por exemplo, alertas ou envio de e-mails automáticos assim que uma operação for realizada. É uma função que otimiza, sem dúvida alguma, o tempo de realização das atividades e agiliza a realização de outras.
É o caso quando determinado profissional está esperando que uma atividade seja feita para que ele inicie a sua. Isso acontecer com frequência em projetos em andamento. Quando uma tarefa é concluída, um e-mail pode ser enviado rapidamente para os demais membros da equipe que fazem parte dele.
A partir do exposto, dá-se para ter noção clara a respeito da importância de se contar com um gerenciador de tarefas no âmbito de uma empresa ou projeto. É uma tecnologia que pode garantir o aumento da eficiência, produtividade e economicidade de uma organização ou projeto, fazendo com que ele atinja resultados satisfatórios.
Um gerenciador de tarefas pode garantir uma série de vantagens a uma empresa, por exemplo:
Como podemos visualizar, o gerenciador de tarefas se apresenta como uma solução fundamental para a empresa que deseja gerir suas operações ou projetos com maior eficiência, produtividade e economicidade. É uma solução tecnológica que chegou para otimizar a gestão de um projeto ou operação empresarial e garantir o alcance de melhores resultados.
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