Entenda o que é Gestão de Ativos e como pode beneficiar sua empresa

Entenda o que é Gestão de Ativos e como pode beneficiar sua empresa

Nosso mercado atual tem gerado mais competitividade entre as empresas e por esse motivo, tudo que puder ser feito para sair na frente, será importante. O ideal é reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa.

Atualmente, tem se usado muito a Gestão de Ativos, mas você sabe o que é isso? Nesse artigo, vamos explicar mais sobre esse termo e como ele pode impactar positivamente os negócios. Acompanhe.

O que é Gestão de ativos?

Primeiramente é necessário entender o que seria um ativo. Basicamente, estamos falando de qualquer objeto físico, pertencente a sua empresa, independente se está ou não disponível para você.

Nesse caso, estamos falando sobre equipamentos de informática, máquinas de produção, telefones, materiais de escritório, veículos da frota empresarial, contratos, softwares, matéria prima, entre outros. Tudo o que for um bem da empresa pode ser considerado um ativo.
A gestão de ativos vem a partir disso, pois seu interesse é gerenciar esses equipamentos de uma forma que seja possível extrair valor dos mesmos. Ela é gerada através de um conjunto de ações, que visa balancear os custos, encontrar oportunidades e otimizar a performance dos ativos.

Esse trabalho deve ser realizado por um gestor e precisa começar antes mesmo de qualquer ativo ser adquirido. Em resumo, a atuação da gestão de ativos deve se iniciar no momento em que um patrimônio é pensado como uma nova aquisição e segue até o momento em que se torna parte da empresa.

No geral, ao resolver comprar um determinado ativo, o gestor precisa analisar qual a real necessidade dele para o negócio. Além disso, é preciso avaliar quais os benefícios para a estratégia atual da organização.

Quais são as vantagens da gestão de ativos para a sua empresa?

Como já citamos, a gestão de ativos tem como interesse trazer o máximo de benefícios para o seu negócio. Isso acontece porque o gestor passa a acompanhar todos os ativos durante toda a sua vida útil.

Com esses cuidados, os ativos passam a ter um melhor desempenho e contribuem para uma maior produtividade do negócio. Mas existem muitas outras vantagens, veja:

  • Economia ao reduzir os danos nos aparelhos;
  • Aumento na produtividade de colaboradores;
  • Aumento na produtividade da equipe de manutenção de equipamentos;
  • Melhor rendimento dos ativos e maior vida útil dos mesmos;
  • Padronização dos serviços;
  • Melhor retorno financeiro para empresa;
  • Diminuição no tempo médio de envio de ativos para reparo.

De todas as vantagens, existem algumas que são consideradas como focos principais das empresas.

O aumento da produtividade é um dos que mais chama atenção de gestores. A utilização inadequada de ativos da empresa, pode influenciar negativamente esse aspecto do trabalho. Por exemplo: durante o fechamento da folha de pagamento, todos os softwares utilizados precisam estar em pleno funcionamento para que todo o trabalho seja entregue dentro do prazo.

Quanto mais a empresa fornecer ativos em pleno funcionamento, mais produtividade haverá por meio de seus colaboradores.

Outro ponto de suma importância tem relação com a redução de custos e economia. Muitas empresas tem suas maiores despesas voltadas para a manutenção e compra de equipamentos. Por esse motivo, quanto melhor for a sua gestão de ativos, menor será o gasto com eles.

Financeiramente, os impactos são extremamente positivos e consequentemente ajudam a aumentar a lucratividade do negócio.

A importância da gestão de ativos para o seu negócio

Como já explicado, a gestão de ativos tem como objetivo agregar valor a todos os ativos da empresa, fazendo com que eles tragam benefícios para o negócio. Isso vai de encontro à expectativa de que todas as empresas possuem com relação ao retorno que eles podem trazer sobre seus investimentos.

É visível que a gestão de ativos não é uma das tarefas mais simples dentro de uma empresa, porém ela pode ser realizada de forma mais prática através da tecnologia.

A tecnologia e os softwares de gestão

Atualmente é muito difícil imaginar uma boa gestão de ativos sem pensar na utilização da tecnologia. Um bom software de gestão de manutenção vai facilitar e muito todo esse processo.

A gestão de ativos engloba algumas situações que podem se tornar mais simples com o uso da tecnologia. Afinal, primeiramente é necessário definir a necessidade ou não de aquisição do bem, depois a melhor forma para armazená-lo e em seguida capacitar seus colaboradores para que possam utilizar esses ativos.

Com um software de gestão, é possível analisar perdas, gerir processos de manutenção e controlar entrada e perda de ativos.

Como fazer uma boa gestão de ativos?

Existem alguns métodos que podem ajudar na hora de iniciar uma gestão de ativos confiável e de qualidade. Veja:

1. Primeiro passo: planejamento

É muito difícil iniciar uma gestão de ativos se você não conhecer bem quais são eles. Por isso, é imprescindível que o gestor mapeie todos os ativos da empresa. Dessa forma, ele deverá cadastrar e classificar cada um deles.

Para o caso de maquinários, é importante que haja o conhecimento sobre o funcionamento de cada um e qual sua capacidade de produção. É essencial entender como cada um age e o que se espera deles.

Por exemplo: uma locadora de veículos deve ter um inventario sobre cada carro de sua frota. Nele, deve constar as seguintes informações: marca, modelo, ano de fabricação, cor, placa, potência do motor, entre outros.

Após ter todas as informações necessárias, o gestor precisa iniciar o seu planejamento de manutenção de ativos. Nele deve constar os seguintes passos:

  • Etapas da manutenção dos ativos;
  • Dados sobre desempenho de cada um;
  • Datas programadas de inspeção dos bens;
  • Calendário com datas dos testes e monitoramento dos equipamentos;
  • Indicações de manutenções preventivas ou corretivas;

Com esse primeiro passo definido, o gestor terá a capacidade de identificar qual o tempo médio para troca de um determinado ativo. Assim, fica mais fácil para empresa se preparar para determinados gastos e sem surpresas.

2. Segundo passo: colocar o planejamento em prática

Depois de possuir toda a informação necessária, é chegada a hora de colocar o planejamento em prática e se certificar de que o mesmo irá funcionar. No momento da execução, é possível definir se determinado ativo precisa de uma manutenção preventiva ou corretiva.
Continuando no exemplo de uma locadora de veículos:

Manutenção preventiva – nesse caso, podemos pensar na troca de óleo, pois ela é necessária após um determinado período, seja por quilometragem percorrida ou por tempo de vida do veículo. Caso não seja feita adequadamente, pode trazer problemas futuros para outras peças do carro.

Manutenção corretiva – quando há a necessidade de consertar alguma peça que se danificou durante a utilização do veículo, por exemplo: um pneu furado.

Durante a execução do planejamento, o gestor precisará avaliar as condições e a performance dos ativos e assim definir se é necessário efetuar um reparo. Lembrando que, mesmo após o planejamento, pode haver a necessidade de fazer alterações no mesmo.

3. Terceiro passo: crie o seu cronograma

Como citamos na fase de planejamento, é essencial possuir um cronograma de manutenção dos aparelhos. Em resumo, após definir qual será o tipo de manutenção, o gestor deve criar um calendário onde informa de quanto em quanto tempo isso será realizado.
Essa etapa traz alguns benefícios, principalmente econômicos. Ao planejar a troca de equipamentos de forma antecipada, é possível conseguir melhores preços.

4. Quarto passo: use a tecnologia

A tecnologia é de suma importância nesses processos e por isso é preciso inseri-la em seu planejamento. Um bom sistema de gestão pode fazer com que suas informações sejam mais precisas e possam ser compartilhadas de forma mais rápida.

Adote um sistema de gestão que vai lhe ajudar a manter todos os dados de forma mais segura e vai fazer com que a gestão de ativos seja realizada mais corretamente. Assim a empresa vai conseguir reduzir custos, além de melhorar o fluxo de trabalho. Essa é um forma de tornar os processos mais eficazes.

5. Quinto passo: faça um aprimoramento

Depois de planejar, executar e definir seus primeiros passos na gestão de ativos, é hora de entender o que pode ser melhorado. Através dos resultados obtidos é possível entender o que pode ou não ser alterado.

Na primeira parte você precisa avaliar tudo o que deu certo em seu planejamento e execução. Nesse caso, esses processos deverão se tornar padrão da empresa, afinal não se mexe em time que está ganhando. Assim, os clientes e colaboradores precisam ser informados sobre como isso irá funcionar.

Em seguida, você deve analisar o que houve de errado e modificar a forma de fazer. Se um determinado processo não funcionou, não há problema nenhum em alterá-lo. Mas lembre-se de que isso também deve ser informado a todos os envolvidos, sejam eles funcionários ou clientes.

Lembre-se que há também os tópicos que podem ser aprimorados. Nessa situação, você pode pegar um procedimento que já esteja bom e efetuar pequenas modificações para deixá-lo ainda melhor.

De inicio vai haver um determinado investimento, mas que será benéfico a médio e longo prazo.