Todo e qualquer empreendimento, desde antes mesmo de seu início, passa por etapas que levam em consideração, principalmente, os custos, para analisar sua viabilidade.
Uma empresa só nasce depois que todas essas “contas” batem, afinal, (quase) ninguém tem “coragem” de se arriscar em lançar ou ampliar um negócio sem saber realmente seus custos, das despesas aos lucros.
Do mesmo jeito que manter uma empresa gera muitos custeios no dia e dia, e que estes devem ser bem analisados e programados, para que o negócio consiga sempre estar em desenvolvimento e não ir à falência, o mesmo deve ser feito em relação aos projetos desse negócio.
Entretanto, muitos gestores desconhecem sobre a gestão de custos, seus objetivos, vantagens e como colocá-la em prática. Outros, ainda, a negligenciam por julgar ser desnecessário ter uma preocupação com o assunto, ou por falta de tempo e/ou organização.
Conhecer e dominar técnicas para gerenciamento dos custos em um projeto é mais importante do que parece, e fazê-la da maneira correta é fundamental para que seus planejamentos não tenham um descontrole de recursos e tornem-se fracassos. Pode até parecer complicado, mas você vai ver como é bastante prático manter as contas dos seus projetos “fechadas” com sucesso.
Entender isso é bem fácil. Como o próprio nome diz, o gerenciamento de custos envolve conhecer e administrar os recursos e gastos de um projeto de forma inteligente e planejada. Mais basicamente, é um conjunto de processos que tem por objetivo garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento aprovado¹.
De acordo com o PMBOK, a gestão de custos agrega os processos que envolvem planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária.²
Ter uma gestão de custos eficiente permite que uma empresa entenda melhor o funcionamento de seus projetos, tendo uma tomada de decisões mais precisa quanto ao seu financeiro, sabendo como fazer uma divisão mais precisa entre as despesas, aonde cortar gastos ou aumentar o investimento.
Assim, compreende-se melhor como utilizar os recursos disponíveis para que o projeto seja realizado, equilibrando os custos de maneira eficiente para que o projeto alcance sucesso dentro do orçamento estipulado.
O gerenciamento de custos consegue planejar, determinar e controlar os custos que exigem um projeto, de forma eficiente, garantindo que nenhuma etapa seja esquecida e proporcionando a elaboração de um orçamento mais preciso.
Saber fazer um gerenciamento dos recursos, poupando tempo e retrabalho, e utilizar esses fundos para entregar o projeto de acordo com seu objetivo inicial, dentro do prazo, com qualidade e sem ultrapassar o orçamento são, com certeza, os pontos que mais agregam ao fazer um gerenciamento de custos em seu negócio.
O quanto antes os custos de um projeto são calculados, melhor para ele.
Geralmente, um negócio que trabalha com projetos similares, como uma empresa de TI, que tem vários projetos de desenvolvimento de aplicativos, por exemplo, já tem mais ou menos uma base da quantidade de recursos necessários para que consiga executar um projeto com sucesso.
Ao início de cada novo projeto, é necessário que seja feito um levantamento de todos os custos que ele terá. Normalmente, é possível projetar os custos entre ‘fixos’ e ‘variáveis’. Para ficar mais prático o entendimento, continuaremos com o exemplo da empesa de TI:
Fazer essa “divisão básica” já permite que os gestores tenham uma boa ideia da divisão de recursos que está sendo feita para cada área ou categoria e consiga fazer ajustes mais precisos em ada uma delas quando necessário.
O conhecido PMBOK, define quatro elementos como os principais necessários para o gerenciamento de custos de um projeto. São eles:
Esse processo determina como a gestão de custos será feita, e envolve a destinação dos recursos para as áreas necessárias do projeto;
Essa é a parte do processo em que ocorre a análise e a busca pela maior aproximação possível entre os recursos disponíveis e os custos necessários para a realização do projeto;
Busca agregar os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base³;
Esse processo é contínuo e deve ser realizado durante o período de execução até a finalização do projeto, para que os custos sejam controlados com maior precisão, e os gastos adicionais que, porventura, apareçam possam ser recuperados ou minimizados nas etapas posteriores do projeto.
Após o término do projeto, é importante que seja feito uma análise dos gastos que ele gerou, pois um projeto pode ser finalizado dentro do orçamento previsto, mas uma área ter gerado mais gastos e outra, menos.
O ideal é que, além do projeto como um todo, todas as suas áreas e etapas terminem com o orçamento também dentro do previsto. Então, é importante entender o que provavelmente tenha ocorrido para terem gerado esses resultados, caso ocorra em algum dos seus projetos. Isso ajudará a entender o quão efetiva foi sua gestão de custos feita e também servirá para aprimorar suas técnicas para os projetos futuros.
Você já viu o principal da teoria para ter uma maior noção de como fazer uma gestão de custos nos seus projetos, mas como colocar tudo isso na prática? Aqui vão algumas dicas de como você pode fazer isso e obter resultados ainda melhores do seu gerenciamento:
Assim como foi dito acima, ao se falar dos custos ‘fixos’ e ‘variáveis’, os projetos em si também são planejamentos que contam com imprevistos e alterações que precisam ser feitas à medida que sua execução avança. Por isso, é necessário manter a prática de revisar o orçamento periodicamente, para que ele continue atualizado, dentro do escopo e seguindo o objetivo inicial, conseguindo, também, antever custos para facilitar a tomada de decisões.
Como já dissemos nesse artigo, é muito importante que o objetivo de um projeto seja bem definido desde o início.
Essa definição ajuda na programação de quase a totalidade do cronograma (lembre-se, não temos como programar os imprevistos, mas devemos “contar” com eles), definindo as atividades, os membros e os riscos envolvidos para que se tenha uma melhor estimativa para fazer o gerenciamento de custos.
Utilize o tempo que for preciso (e que se pode) determinando e direcionando o escopo, isso é o grande trunfo antes de iniciar a gestão de custos. Lembre-se, ainda, de que quando é necessário fazer mudanças no escopo, isso reflete em todo o projeto, então é importante que seja feito apenas quando extremamente necessário, pois essas mudanças podem gerar retrabalho e, por consequência, mais custos.
Por mais que às vezes pareça desnecessário, é fundamental que os membros envolvidos no projeto tenham conhecimento sobre os custos envolvidos para sua realização. Essa transparência muitas vezes consegue gerar um maior comprometimento e determinação do time, aumentando a produtividade dos colaboradores, que trabalharão com mais precisão para evitar erros que possam adicionar custos ao orçamento.
Falar sobre os benefícios pode ser algo relativo, pois cada empresa tens necessidades únicas em seus projetos. De uma forma geral, o gerenciamento de custos é uma etapa que deve ser feita para que seus projetos e, por consequência, seu negócio, consigam estar sempre com os custos equilibrados, tendo mais praticidade para poder reduzir gastos e ampliar a lucratividade.
Mesmo dependendo da realidade da empresa, muitas vantagens em comum ao realizar um gerenciamento de custos eficiente chegam para somar a qualquer projeto, como:
Conhecer melhor os custos que envolvem a execução de um projeto e saber como melhor distribuí-los e utilizá-los ajuda que o risco de gastos equivocados ou até mesmo de “dinheiro jogado fora” aconteça.
A tomada de decisões vai ser muito mais assertiva, pois você fará escolha baseadas mais em fatos que em “achismos”.
Quando o assunto é dinheiro, todo cuidado é pouco.
Com uma gestão de custos é feita de maneira eficiente, é possível ter uma visão mais ampla dos gastos, conseguindo até mesmo evitar desperdícios que, muitas vezes, poderiam “passar batido” em meio a correria do cotidiano.
Fazer esse gerenciamento também possibilitará que você consiga ter uma ideia maior de precificação dos materiais necessários para seu projeto. Por exemplo, uma construtora conseguirá fazer uma comparação melhor de preços entre fornecedores, destinando recursos para compra de materiais com quantidade mais próxima à demanda real, sabendo também com antecipação se destinar recursos para compra de novos insumos será necessária ou não etc.
Saber empregar bem os recursos é a chave para que os lucros também aumentem. Isso porque uma má decisão sobre os custos de um projeto pode refletir em diversos pontos dele, incluindo os ganhos.
Eliminar algumas despesas para relocar verba para pontos que necessitam realmente de um maior investimento podem influenciar muito no resultado final do projeto, aumentando significativamente o lucro.
Fazer uma gestão de custos adequada é sinônimo de valorizar o trabalho do seu negócio, e, por consequência, os resultados que eles geram.
Saber como cortar custos de uma etapa para investir em outra mais significativa e que resultará em um produto ou serviço com mais qualidade também é uma maneira de influenciar nos lucros com o projeto.
Um problema recorrente para quem não faz um gerenciamento de custos é deparar-se com gastos que não tem a menor ideia de onde foram aplicados e por quê.
Uma grande vantagem de implementar essa gestão no seu negócio é ter maneiras de evitar que os recursos destinados ao projeto sejam utilizados de maneira desconhecida. Será mais fácil acompanhar, comprovar e justificar gastos.
Será possível fazer uma análise geral dos custos e, através dela, ver pontos que ainda ocorreram falhas no planejamento para fazer um levantamento de como evitar que estas ocorram novamente em projetos futuros.
Fazer o gerenciamento de custos dos seus projetos fica ainda mais fácil com o suporte de um bom sistema de gestão de projetos, como o Proj4me.
Com ele, você vai poder, de uma maneira super simples, prática e visual, planejar e gerenciar o desempenho dos custos:
Além de ter diversas visões e relatórios sobre os custos de forma geral, é possível faze outras análises mais detalhadas dos colaboradores, tarefas, etapas do projeto, tarefas em um determinado status, tarefas de um determinado tipo e muito mais.
Em seguida, você pode exportar tudo para o Excel e gerar seus próprios gráficos e relatórios como desejar.
No vídeo abaixo, você pode assistir a uma demonstração de como fazer seu gerenciamento de forma sua rápida e facilitada:
Essa análise é uma tática de gerenciamento que também pode ser utilizada na gestão de custos (e ser reverberada nas mais diversas práticas de gestão).
A palavra SWOT é, na verdade, um acrônimo de ‘Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats’, ou, em tradução literal, ‘Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças’.
É uma estratégia “simples”, mas muito utilizada para encontrar e analisar pontos de fragilidade e ameaças, e descobrir maneiras de transformar esses pontos negativos em soluções positivas, gerando engajamento e novas oportunidades de acerto. É quase um equivalente ao popular “quando a vida lhe der limões, faça uma limonada”.
Trazendo o SWOT para a temática desse artigo, ele pode ser um ótimo método a ser trabalhado para ajudar a aperfeiçoar o planejamento dos custos, conseguindo encontrar novas maneiras de melhorar a distribuição e utilização dos recursos disponíveis em um projeto.
A gestão de custos é um trabalho muito importante, que, com esforço, dedicação e aperfeiçoamento, consegue gerar projetos com resultados ainda mais satisfatórios.
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