Sem um planejamento, qualquer projeto ou estratégia corre sérios riscos de extrapolar seu deadline e despender mais investimentos do que havia sido programado.
A gestão do tempo permite que esse planejamento seja mais eficaz: com uma agenda mais organizada, tarefas podem ser realizadas com fluidez e considerando suas prioridades.
Neste post, vamos mostrar os impactos positivos da gestão do tempo na sua empresa, bem como esses efeitos podem alterar positivamente os resultados de um projeto ou o desempenho organizacional. Confira!
Uma equipe produtiva é aquela que aproveita os recursos disponíveis (ferramentas de trabalho, capacidade de concentração, comunicação facilitada, Internet, agilidade na tomada de decisão, pensamento evolutivo, entre outros), vislumbra um objetivo e trabalha em unidade para alcançá-lo.
Esse processo não está relacionado com a total ocupação do tempo das pessoas: com um planejamento inteligente do ciclo de trabalho, é possível pode ser produtivo sem ficar sobrecarregado. Dessa forma, o tempo é desmistificado, sendo não apenas um espaço de marcação do relógio, mas o modo como esse período é utilizado.
Por isso, é preciso compreender e planejar bem as rotinas de trabalho suas e da sua equipe, para gerenciar o tempo conforme as necessidades e conseguir aliar produtividade com momentos de descanso e descontração, num processo de melhoria contínua.
Com uma boa gestão do tempo, os prazos serão atendidos com segurança, o que significa evitar estresse e não ficar sobrecarregado.
Cumprir com os prazos normalmente nos leva a ter tranquilidade, segurança e, ainda bem, algum tempo sobrando. Esse período estendido pode se reverter em novos projetos, descanso laboral, processos de comunicação para insights, oportunidade de treinamento e aperfeiçoamento do desempenho, entre outros.
Lembre-se: cumprir com os prazos em seus projetos não deve ser algo raro, mas sim algo comum. Se você e sua equipe não têm conseguido isto, reveja seus processos e busque aplicar ao menos algumas técnicas mais essenciais de planejamento.
Sem a sensação de estar afogado em trabalho, poderão ser aplicadas estratégias para aumentar o desempenho do grupo com ferramentas motivacionais como:
Existem muitas formas de motivar mais a equipe, mas o principal fator exigido entre todas essas metodologias é disponibilidade, ou seja, tempo mínimo necessário para planejar e executar um ou mais desses métodos.
Além disso, com um dia mais organizado, é possível avaliar melhor o desempenho não só dos colaboradores, mas também das máquinas e equipamentos utilizados no trabalho.
O foco no processo produtivo ajuda a reconhecer com mais facilidade gargalos operacionais, entender as dificuldades inerentes aos processos e, assim, poder tomar decisões que ajudem a sanar os problemas e aumentar a eficiência de todos os envolvidos.
Mais tempo também significa uma janela para pesquisar e desenvolver novos produtos e processos, pensar em novas soluções, ser criativo, antecipar necessidades e focar melhor no core business da empresa.
Dessa forma, rotinas burocráticas e massivas dão lugar ao trabalho fluido, com prazos organizados por prioridades, menor pressão e metas mais facilmente atingidas, o que melhora o resultado global da equipe.
O líder de uma organização de menor porte será fortemente espelhado pelos seus colaboradores. Assim, se você passa a ser alguém organizado, que define e exige prioridades, que planeja as mudanças e preza pela organização, sua equipe refletirá isto também.
Aos poucos, cada membro do seu time irá aprendendo com suas atitudes e também com os ensinamentos passados por você e propagados pelos demais líderes da sua empresa.
Um treinamento sobre Gestão do Tempo pode ser dado à sua equipe. É uma excelente ideia, de baixo custo e que gera grandes resultados.
A gestão do tempo auxilia no cumprimento das metas estabelecidas, sendo um fator chave para a principal ferramenta de planejamento de metas: o método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound), que consiste em definir metas mensuráveis, atingíveis, relevantes para o negócio e com um prazo máximo para serem atingidas.
Todo planejamento requer um tempo hábil para alcançar seu propósito, sendo a gestão do tempo pré-requisito para que esse prazo seja determinado com precisão e bom senso.
O avanço da tecnologia possibilita uma infinidade de aplicativos e sistemas de gerenciamento que podem ser utilizados para executar, inclusive, uma excelente gestão do tempo.
Com essas ferramentas, é possível otimizar a realização de tarefas mais burocráticas, melhorar o fluxo de informação entre os setores organizacionais, padronizar atividades e mensurar o que está sendo executado com eficiência.
Além disso, com a eliminação de diversos trabalhos manuais, erros e retrabalho são reduzidos, otimizando, assim, o tempo — que pode ser gasto com atividades mais direcionadas.
É preciso estabelecer graus de relevância entre as tarefas, que podem ser classificas entre urgentes e importantes:
A tomada de decisão depende dessa clareza entre o imprescindível e o adiável, para que ações urgentes não sejam preteridas e recursos não sejam aplicados erroneamente em algo que não trará o melhor resultado.
A terceirização de algumas tarefas não relacionadas à atividade-fim da empresa pode melhorar o desempenho de toda a equipe, que não gastará energias em coisas fora de sua especialidade. Empresas especializadas disponibilizam profissionais treinados e com know-how para executar determinadas tarefas em menos tempo e de forma mais eficiente.
Fazendo assim, os profissionais da sua empresa podem se preocupar com aquilo que realmente importa e o que deve ser controlado de perto pelos gestores.
Para gerenciar projetos, tarefas e equipes de forma prática e segura, algumas empresas disponibilizam plataformas que auxiliam nesse controle, inclusive das tarefas terceirizadas. A gestão do tempo melhora o fluxo de trabalho da equipe, configura um aprendizado inteligente de rotina e melhora a performance de todos os envolvidos.
Nessas plataformas, é possível realizar a gestão do tempo com análise por meio de gráficos e relatórios das atividades mais produtivas e improdutivas, dispersões, interrupções e o desempenho individual da equipe monitorada.
O Proj4me disponibiliza um sistema 100% web para gestão de projetos e tarefas, no qual empresas podem organizar seus trabalhos, gerenciar projetos, tarefas e equipes de forma extremamente simples, prática e profissional, sem a necessidade de contratar um especialista.
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