Como Empresas de Consultoria podem se beneficiar com a Gestão de Projetos?

Como Empresas de Consultoria podem se beneficiar com a Gestão de Projetos?

A Gestão de Projetos é um tema que gera bastante dificuldade para o empreendedor, especialmente no caso das pequenas empresas. Por outro lado, fazê-la bem é essencial para o sucesso. Afinal, seu objetivo é garantir o máximo uso de todos os recursos, especialmente tempo e dinheiro, sempre que a empresa tem uma meta.É uma prática que demanda um certo grau de conhecimento, especialmente por se tratar de um modelo multidisciplinar. Portanto, muitos gestores de pequenas empresas têm dificuldades em aplicar a Gestão de Projetos no seu dia a dia.Então, continue lendo este post e entenda como as empresas de consultoria podem se beneficiar com a Gestão de Projetos.O que é a Gestão de Projetos?Antes de mais nada, é preciso entender o que é a Gestão de Projetos. Um projeto é um esforço temporário, com um objetivo pré-estabelecido. Ou seja, é algo que você faz por um determinado motivo e por um tempo específico. Logo, a Gestão de Projetos é exatamente o processo de tornar este esforço mais eficiente e com os melhores resultados possíveis.O problema é que muitos gestores não têm o devido cuidado com a parte mais teórica deste processo. Em outras palavras, fazem uma organização bem simples, mas falham em aplicar um modelo mais completo e em acompanhar o processo ao longo do tempo.Por exemplo, atualmente, existem dois grandes modelos de Gestão de Projetos, o tradicional, em waterfall ou a metodologia ágil.Sem uma organização em um destes métodos, é comum encontrar falhas na execução de um projeto, como: Falta de foco; Redefinições constantes; Dificuldades em encontrar um prazo e um orçamento ideais; Não contar com os profissionais certos; Dificuldade em definir os requisitos para o projeto.É possível diminuir, ou eliminar, estas falhas aplicando um dos modelos. Mas, é claro, que é preciso entendê-los.O modelo waterfall, ou em cascata, é o projeto com um ciclo de vida preditivo. O seu objetivo é planificar tudo que acontece no projeto. É o modelo mais clássico, em que os fatores principais são conhecidos o mais cedo possível. Ele é conhecido como cascata, pois um trabalho começa apenas quando o anterior termina.Já o modelo ágil, é orientado à mudança. Por conta disso, dependem de uma participação ativa e constante dos interessados, e os fatores principais não são tão fáceis de antecipar.Para ilustrar a diferença entre os modelos, imagine o exemplo de um hospital que está sendo construído. No modelo waterfall, todo o hospital é planejado, e começa a construção do mesmo como um todo.Já no modelo ágil, pode ser que o hospital comece apenas pela emergência, para que esteja funcionando o mais rápido possível. A partir do que é aprendido nesta etapa, pode ser aplicado nas outras.Mas, então, qual dos modelos é o melhor? Não existe uma resposta clara e definitiva para esta pergunta. Tudo depende do escopo do projeto e da forma como sua empresa trabalha.Como a Gestão de Projetos pode ajudar uma empresa?Entrando em um ponto um pouco mais prático, o que exatamente a Gestão de Projetos pode fazer para sua empresa?O primeiro passo, é fazer um teste de maturidade. Este diagnóstico busca entender se os métodos e práticas de gestão que a empresa adota fazem sentido com o trabalho produzido.Dependendo da empresa, pode até mesmo ser necessário implementar um PMO, um Project Manager Office, um Escritório de Gestão de Projetos.Falamos sobre Project Manager Office em outro post. Confira aqui.Além disso, existem algumas vantagens intrínsecas ao processo de Gestão de Projetos. O mais óbvio, é que a maior agilidade na execução das tarefas de determinado projeto. Além disso, os recursos são gastos de forma mais eficiente.Em outras palavras, os benefícios são mais práticos. Menos erros são cometidos e menos dinheiro e tempo são gastos para alcançar o objetivo do projeto.Outro exemplo de como a Gestão de Projetos ajuda é na construção um relacionamento positivo com os stakeholders. Assim, é muito mais fácil que todas as partes interessadas estejam engajadas no projeto, facilitando a comunicação e a adaptação às mudanças.Falando em comunicação, este é um dos maiores focos e dificuldades da Gestão de Projetos. Por exemplo, melhorar as reuniões é uma grande prioridade. Normalmente, estas são mais longas do que precisam, sem necessariamente cobrir tudo que devem. O objetivo é tornar as reuniões mais enxutas e diretas.Este objetivo também se aplica às apresentações. Muitas vezes, estas têm um foco bem diferente do que necessário. Algo que um gestor de projetos experiente percebe, é a necessidade de variar as apresentações de acordo com o stakeholder.Por exemplo, generalizando um pouco,a alta gestão tende a se preocupar mais com o dinheiro e uma visão a longo prazo. O setor da empresa que é mais envolvido com o projeto, por outro lado, tem uma preocupação maior com os seus benefícios e como o resultado afeta os colaboradores. A maneira como se conversa com cada um deles é diferente.Usar um software de Gestão de Projetos pode ser uma forma de organizar e facilitar todos estes processo, de forma bem simples e direta.Por que a Gestão de Projetos é importante para a sua empresa de consultoria?Por outro lado, a Gestão de Projetos para uma empresa de consultoria pode ser bem interessante. Em primeiro lugar, é um mercado bem amplo, visto que muitos gestores precisam de bastante ajuda.Por trabalhar, na maioria dos casos, com uma cartela de clientes de diferentes segmentos, empresas de consultoria têm um desafio a mais que é o fato de gerenciar todos os projetos e tarefas com diferentes objetivos. A Gestão de Projetos vem para acrescentar mais agilidade, organização e fluidez nesses processos, fazendo com que a empresa consiga cumprir com suas demandas de forma a atender todos os clientes com agilidade e profissionalismo.A flexibilidade de tempo por ter mais controle sobre sua agenda, a possibilidade de decidir os projetos que quer trabalhar, e a variação de empresas e setores, são alguns exemplos de benefícios.Evidentemente, a Gestão de Projetos deve oferecer um benefício claro, alinhado com seu propósito de melhorar a eficiência das empresas. O objetivo da Gestão de Projetos é aumentar a produtividade do negócio, além disso, os controles financeiro e estratégico do projeto também são atendidos. Cada uma das ferramentas, técnicas e conceitos de gestão de projetos existe para controlar e manter a qualidade das suas entregas bem alta.Ferramentas e processos são combinados para ajudar o empreendedor a acompanhar de perto e de forma precisa, tudo que acontece no projeto.Por fim, a consultoria trabalha aliviando o estresse do empreendedor. Graças aos objetivos acima, a carga de trabalho é menor, o que significa mais tranquilidade.É evidente que, em qualquer projeto, imprevistos acontecem. Isso é parte do jogo. Contudo, ao trabalhar com a gestão de projetos, você tem duas formas de combater isso. Primeiramente, o planejamento é feito de forma mais eficiente, o que significa que existe uma menor tendência a estes problemas acontecerem, pois você já está mais preparado.Complementando estas vantagens, mesmo assim imprevistos podem surgir. Contudo, como o projeto está muito bem planejado, existe mais espaço para corrigir os rumos do mesmo. Isso significa que, como os recursos foram mais bem gastos e gerenciados, a possibilidade de adaptá-los à novas demandas do projeto é maior.Quem já trabalhou com algum projeto sabe o quanto o mesmo pode ser desgastante para o profissional e para a empresa, especialmente se não existe um especialista no assunto. Portanto, uma boa gestão de projetos é uma forma de preservar ambos.Para sua empresa de consultoria, não importa o setor, implementar uma gestão de projetos através de um software é muito eficiente. Cada consultoria é um projeto diferente, pois se encaixa na definição que vimos no início deste post.ConclusãoComo ficou claro, as empresas de consultoria podem se beneficiar muito da Gestão de Projetos. Além de ser mais uma forma de oferecer serviço para os clientes, pode ajudar no controle interno da empresa e em outros processos de consultoria.Para tornar o processo de Gestão de Projetos ainda mais simples, uma ferramenta para auxiliar a gestão pode facilitar bastante. O Proj4me é pensado exatamente em pequenas e médias empresas, podendo ajudar a sua consultoria a ser ainda melhor, trazendo uma solução que ajuda os seus clientes no longo prazo.Quer conhecer mais? Então, acesse nossa página e descubra!