O que é o quadro Kanban e como ele pode otimizar o fluxo dos projetos

O que é o quadro Kanban e como ele pode otimizar o fluxo dos projetos

Otimizar o fluxo de projetos pode garantir maior eficiência à empresa e uma melhor integração entre a equipe. Para isso, o Kanban, um recurso visual para gestão, tem sido muito difundido em diversos setores.

Kanban significa em português ‘quadro de avisos’, e é um sistema de controle e gestão do fluxo de produção em empresas e projetos de todos os tipos, que precisam ser visualizados mais facilmente. É uma das metodologias ágeis mais usadas na rotina das empresas atualmente e usa de cartões coloridos, os post-its, para sinalizar, através das cores, as etapas de um projeto.

De forma prática, o Kanban é um quadro com anotações, que ajuda a assimilar e a controlar o progresso de suas tarefas de forma visual. Essas anotações são normalmente dispostas em post-its e, ao término de cada tarefa, o papel é puxado para a etapa seguinte até que a mesma seja finalizada.

Como surgiu o Kanban?

A metodologia foi desenvolvida pela grande empresa japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do conceito que foca somente no que é realmente imprescindível . Ou seja: fazer apenas o que é necessário.

Mas por que usar post-its, um recurso tão simples e barato, para exemplificar um projeto complexo? Exatamente por ser econômico e eficiente visualmente. Diante da dificuldade financeira na época e da necessidade de se modernizar no mercado, a Toyota começou a procurar alternativas práticas para inovar sua metodologia de gestão.

A necessidade de desenvolver o método Kanban surgiu dos índices insatisfatórios de produtividade e eficiência da empresa em comparação com suas concorrentes americanas. Era necessário alcançar melhores resultados logo.

O gestores da Toyota inspiraram-se no livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, e desenvolveram o Kanban. Em decorrência, a visualidade do quadro facilitou a exposição e o entendimento das equipes de produção e montagem em cada etapa do projeto.

O trabalho também foi otimizado consideravelmente, uma vez que a comunicação entre as equipes e setores também foi melhorada com o quadro expositivo. Com este método, a Toyota conseguiu alcançar maior flexibilidade e eficiência em um sistema de controle de produção, aumentando a produtividade das equipes e gerando menos custos nos processos de trabalho.

Em suma, a exposição do Kanban em post-its ajuda a eliminar gargalos de produção. Ela consegue identificar os momentos em que o fluxo de trabalho fica mais lento, preparando as equipes para otimizar o fluxo como um todo ao entender os processos que compõem cada etapa dele.

É como, literalmente, desenhar uma explicação para quem precisa, de fato, compreendê-la, eliminando qualquer chance de erros no entendimento do que é preciso ser feito. Engana-se quem acha que ao falar de post-its só estamos nos referindo aos impressos.

Existem softwares voltados para a elaboração de Kanbans, de maneira totalmente digital, como o Proj4me. Assim, as pessoas da equipe autorizadas conseguem acessar o Kanban a qualquer hora do dia, mesmo depois de terem saído do escritório. Fica muito mais fácil acompanhar as atividades onde e quando quiser.

Kanban aplicado aos tipos de gestão

A gestão de projetos, sem dúvidas, é uma das mais impactadas e beneficiadas pela metodologia Kanban. Com o quadro, é possível identificar quais são os processos que precisam de mais tempo para serem realizados. Assim, é possível direcionar mais mão de obra para eles e evitar que outros membros da equipe fiquem sem trabalhar, aguardando atividades mais complexas de outras etapas do projeto serem concluídas.

Consequentemente, o projeto é otimizado e o fluxo de trabalho é ajustado de acordo com as necessidades. Por isso, o Kanban não é um quadro fixo. Os post-its mudam de lugar e são excluídos, dando espaço para outros de acordo com as etapas finalizadas e a cumprir.

A gestão de pessoas também é otimizada com o Kanban. Ao otimizar a produtividade da equipe em diversos projetos simultâneos, é possível alcançar um método e um processo mais eficaz nos projetos, melhorando o uso do tempo, reduzindo custos e aumentando o lucro da empresa. Assim, também se estimula mais ainda o trabalho em equipe na empresa.

Além disso, a gestão da linha de produção também pode ser aprimorada com a técnica do Kanban. O método Kanban pode ajudar no controle de toda a linha de produção, desde o fornecedor até o consumidor final. Através dele, é possível evitar interrupções no fornecimento, assim como excesso de estoque de mercadorias em vários estágios do processo de produção.

Leia também: Você sabe o que é Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?

Como é composto?

De um lado do quadro, ficam as tarefas do projeto que precisam ser realizadas. Esse lado é chamado de “Backlog”. Do outro, as etapas que estão em execução naquele período e as que já foram entregues.

Obviamente, é preciso designar a data de entrega de cada etapa do projeto para que haja um controle. Conforme as tarefas vão sendo feitas e concluídas, o post-it é recolocado para o status atual da tarefa.

O nome em relação aos setores do quadro pode ser definido pelo gestor da equipe de acordo com as suas necessidades, porém é preciso sempre expor o que já foi feito, o que está sendo realizado e o que precisa ser executado no futuro. Além disso, é possível designar as tarefas e cada etapa para os respectivos membros da equipe. Assim, cada um sabe o que deve fazer, quem faz o quê, e quando precisam entregar suas tarefas.

Podemos afirmar que o Kanban se adapta a qualquer tipo de tarefa e cultura organizacional. Não é preciso largar mão de métodos ágeis que incentivam a flexibilidade, é só aliar um ao outro.

É preciso ter em mente que o Kanban se baseia no conceito do “fluxo”. Isto significa que todos os post-its do quadro devem seguir pelo fluxo do projeto da maneira mais fluida possível, sem grandes esperas ou obstáculos. Dessa forma, qualquer acontecimento que consiga interromper a rotina fluída de trabalho especificada no Kanban deve ser examinado criticamente para que haja uma correção imediata dos gargalos encontrados no projeto.

O quadro pode ser baseado em diferente modelos, e, sendo aplicados de maneira contínua na rotina de trabalho da empresa, podem levar a uma cultura de melhorias duradouras e a longo prazo. Os principais benefícios do Kanban são:

Visão amplificada

Por ser totalmente visual e abranger todas as etapas dos projetos, que muitas vezes são comandados por mais de um gestor ou coordenador, o Kanban oferece uma visão global de um processo. Assim, todos os membros da equipe, em vez de trabalharem de maneira isolada e individualizada, conseguem ter uma compreensão mais universal do projeto e trabalhar mais em equipe com os outros colaboradores.

O líder de área consegue ter uma visão mais assertiva e correta sobre as tarefas e sobre as etapas faltantes para o projeto ser finalizado. Além disso, consegue identificar os principais pontos fortes e fracos que precisam ser trabalhados pela equipe para a entrega das etapas.

Tudo é mais compreensível

Muitas vezes, dependendo da tarefa, explicar o que precisa ser feito e isso ser compreendido pelo colaborador não é nada fácil. O ser humano é visual e compreende melhor dessa maneira. Por ser simples e visualmente prático, o Kanban é fácil de entender.

É isso que o torna atraente para quase todas as áreas de uma empresa. A simplicidade permite que as pessoas envolvidas entendam a ideia e melhorem sua participação, evitando retrabalhos e problemas de entendimento.

Mais participação da equipe

Ao incluir a equipe entorno de um quadro visual, em que será pontuado e explicado o que cada um faz e deve fazer, torna o ambiente muito mais inclusivo. Consequentemente, dá voz para todos os colaboradores.

O Kanban permite que as pessoas tenham acesso a mais informações sobre o projeto. Ele dá a todos mais conhecimento corporativo, o que é útil para pessoas que têm pouco entendimento de um sistema, como os novos funcionários, por exemplo. No fim do projeto, ele acaba por empoderar as pessoas e incentivar a autonomia.

Otimiza o fluxo de trabalho

Praticidade e otimização são as palavras-chave para o sucesso do fluxo de trabalho. Um projeto com atividades confusas, sem padrões e burocráticas, prejudicam o andamento das etapas e atrapalha a produtividade e desempenho da equipe.

Por isso, o Kanban contribui para que tudo seja mais prático e conciso. Partes não tão relevantes e necessárias de um processo podem ser excluídas, enquanto outras podem ser simplificadas para dinamizar a rotina. Ou seja, o fluxo de trabalho pode ser facilitado. Isso significa uma constante melhora nos resultados da empresa.

Tudo é mais objetivo

Clareza é essencial para compreender as etapas de um projeto. Com os post-its divididos por etapas de execução, as metas e objetivos ficam muito mais claros, permitindo um foco maior no que é realmente necessário e no que é mais urgente.

Melhora a entrega final

Cliente bom é o cliente satisfeito que recebeu exatamente o que queria, não é mesmo? Por isso, o Kanban é necessário para otimizar as etapas, aprimorar os resultados e alcançar uma entrega ainda mais eficaz.

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