Antes de mais nada, é importante lembrar que o objetivo é o norte do projeto, ou seja, ele deixa claro para a equipe e para os gestores o lugar onde se quer estar quando o projeto for concluído. Então, se você ainda não sabia, saiba agora que é fundamental que você defina um bom objetivo para cada um dos seus projetos. E quando fala-se em bom objetivo especificamente refere-se a um Objetivo SMART.
O termo refere-se a objetivos baseados em cinco critérios fundamentados na metodologia de mesmo nome, criada pelo consultor George T. Doran, em 1981, para ajudar gestores a definirem e a alcançarem suas metas¹, e são eles:
S: Specific (Específico)
M: Measurable (Mensurável)
A: Attainable (Atingível)
R: Relevant/Realistic (Relevante/Realista)
T: Time-bound (Tempo limite)
Para que fique claro sobre como construir um bom objetivo, primeiro vamos ver um mal definido: “Quero aumentar o faturamento da minha empresa“.
Na verdade, este acima parece mais um desejo do que um objetivo, deixando margens para muitas perguntas, como:
É muito comum ver projetos com objetivos mal definidos como este acima, servindo apenas para preencher um espaço, mas que, no final das contas, não terá qualquer utilidade para o projeto.
Vamos então pegar este mesmo exemplo e transformá-lo em um Objetivo SMART.
Como a própria palavra diz, é preciso ser específico. Objetivos intangíveis, vagos ou imprecisos surtem menos efeito para a eficiência da equipe no projeto. É preciso ser claro quanto ao esperado.
No caso do exemplo dado, o objetivo torna-se mais específico quando sabe-se exatamente em quanto quer aumentar o faturamento da empresa através do projeto.
No passo anterior, não apenas tornou-se o objetivo mais específico como também mensurável, pois agora sabe-se que o aumento deve ser de 20% e, consequentemente, ao longo do projeto, pode-se medir o aumento gradual do faturamento e saber o quão próximo está de atingi-lo.
Lembre-se: não é possível gerenciar aquilo que não se pode medir.
Não é necessário alterar a descrição do objetivo para torná-lo atingível, é preciso apenas garantir que, considerando os faturamentos anteriores e as circunstâncias atuais, é claramente possível alcançá-lo.
Por exemplo: normalmente não fará muito sentido definir um objetivo como este em um período de forte crise, onde o faturamento da empresa foi decadente nos últimos 24 meses e não há nada que mostre que nos próximos meses será diferente.
É importante que o objetivo definido seja realístico para a empresa e/ou equipe e/ou cliente. Planejar dentro da realidade, pois limitações existem para todos e devem ser consideradas. Objetivos muito além do possível provavelmente não vão gerar nos envolvidos a motivação e empenho necessários para levar ao sucesso.
Todo projeto necessita de prazo para que seu planejamento seja efetivo. É importante que toda a equipe esteja ciente disso e consiga seguir o que foi programado. O cumprimento de metas dá gás à motivação e confiança dos envolvidos, e os prazos devem ser alterados (seja para antecipar ou adiar) apenas conforme seja necessário, e, como já dito, dentro da realidade.
Logo, o exemplo do objetivo mal definido citado acima transformado em um objetivo SMART vira:
“Quero aumentar o faturamento da minha empresa em 20% dentro de três meses, através da reorganização da equipe e realização de planejamentos mais eficazes para melhor aproveitamento dos recursos disponíveis”.
Bem simples, não é mesmo? Mas a melhor parte ainda vem pela frente. Agora que tem-se um bom objetivo, veja como transformá-lo em foco e produtividade para a sua equipe.
De nada adianta definir o objetivo perfeito se ele não for compartilhado com a equipe do projeto. Imagine iniciar uma viagem com os amigos e, no meio do caminho esquecer para onde estão indo. Isto é exatamente o que acontece em muitos projetos quando o propósito dele não fica claro para todos os envolvidos – fica fácil na rotina do dia a dia acabar esquecendo exatamente aonde se quer chegar ao final daquele projeto.
A solução é simples: não apenas compartilhe, mas também mantenha o objetivo visível para toda a equipe durante todo o andamento do projeto. Para isto, muitos gestores gostam de imprimir o objetivo do projeto em uma folha grande e colar em uma parede, para que seja visível a todos. Se você utiliza o Proj4me, fica ainda mais prático, já que o sistema o exibe na tela inicial o objetivo de cada projeto:
Isto fará com que naqueles projetos longos, talvez até mesmo enfadonhos, a motivação seja sempre mantida. Caso seja preciso mais que isso, pare, reúna os envolvidos novamente e vejam o que é preciso melhorar para que as coisas voltem ao ritmo. Isso não é “perder tempo”, é realmente importante.
Lembre-se de que uma equipe é formada por pessoas, isto é, seres humanos que precisam de incentivo, de sentirem-se importantes. Então, quando se compartilha com o grupo todos os detalhes do projeto, explanando o porquê dele estar sendo feito da maneira x ou y, justificando a definição das metas e prazos etc, a equipe tende a ficar mais unida, envolvida e o trabalho flui melhor, já que cada pessoa se sente necessária para que o projeto consiga ser concluído.
O escopo de um projeto pode sofrer variações, assim como o tempo ou o custo, entretanto, o objetivo dele é imutável. Caso seja percebida a necessidade de mudá-lo, isto é um sinal de que ele provavelmente precisa ser cancelado e um novo deve ser planejado.
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