Processo de Negócio: definição, sua importância e etapas

Processo de Negócio: definição, sua importância e etapas

Se você quer fazer o seu negócio crescer, você deve usar, da melhor forma possível, todos os recursos disponíveis. No entanto, mesmo que isso inclua seus melhores colaboradores, sem processos, sua empresa é uma bomba relógio, propensa a erros e impossível de escalar (crescer sem limites).

Empresas não estão investindo esforços suficientes na gestão do processo de negócio devido à falta de informação sobre seus benefícios. Portanto, aqui está uma visão geral sobre gerenciamento de processos de negócios com o auxílio da automação.

O que é um processo de negócio?

Antes de falar sobre processo de negócio, é preciso entender o real conceito de processo.

Processo é um conjunto de atividades estruturadas e ordenadas que resultam em um produto ou serviço de determinado valor para um grupo de clientes.

O Processo de Negócio ou Processo Organizacional é a forma como uma empresa se organiza internamente para atingir seus objetivos e conseguir oferecer um produto ou serviço de qualidade.

Para que isso seja possível, a empresa faz o uso de hierarquias, setores e pessoas, atribuindo responsabilidades e designando os profissionais que farão parte das tarefas responsáveis pela entrega final.

Em outras palavras, a gestão de processos é como uma empresa cria, personaliza e mensura procedimentos de rotina. Cada departamento é responsável por uma etapa do projeto para transformá-lo no resultado final.

Por exemplo, o departamento financeiro transforma as entradas na conta bancária da empresa em um relatório de receita de determinado mês.

Já o processo de negócio são tarefas que devem ser executadas por um grupo de pessoas para atingir uma meta concreta. Por exemplo, se o cliente compra o seu produto, isso gera automaticamente a necessidade de entrega. Isso é um processo de negócio. Basicamente, ele mostra O QUE deve ser feito, COMO deve ser realizado e QUEM é o responsável.

No exemplo a seguir, vamos analisar o caminho que uma Solicitação de Reembolso percorre para ser aprovada ou não. Imagine que um funcionário realizou uma viagem a serviço da empresa, e precisa ser reembolsado pelas despesas que teve durante o período – hotel, alimentação, passagens, etc. Veja o fluxograma de processo:

Fonte: Heflo

Como podemos analisar, o reembolso não pode ocorrer de maneira simples. É necessário que os setores responsáveis possam comprovar os gastos, repassá-los para análise do financeiro e, por último, receber a aprovação do gestor responsável.

A primeira vista, pode parecer um processo trabalhoso e cansativo, mas, quando bem estruturado, todo o caminho acontece de forma natural e rapidamente traz o resultado esperado. Todo processo ocorre para mitigar erros e tornar o dia a dia da empresa mais dinâmico e eficiente. 

A importância do processo de negócio

Os benefícios de um processo de negócio são claros em qualquer empresa. Uma gestão bem organizada, ajuda a simplificar processos e garantir produtividade da melhor forma possível.

Entre as razões para automatizar processos de negócios com um software de gestão de projetos, podemos destacar:

  • Identificar quais tarefas são mais importantes no momento, para priorizá-las.
  • Simplificar a gestão para melhorar a eficiência da empresa e envolvimento da equipe.
  • Agilizar a comunicação entre sua equipe para realizar tarefas específicas.
  • Manter as operações em dia, evitando atrasos.
  • Automatizar a gestão para focar em tarefas que são realmente importantes.