Se você quer fazer o seu negócio crescer, você deve usar, da melhor forma possível, todos os recursos disponíveis. No entanto, mesmo que isso inclua seus melhores colaboradores, sem processos, sua empresa é uma bomba relógio, propensa a erros e impossível de escalar (crescer sem limites).
Empresas não estão investindo esforços suficientes na gestão do processo de negócio devido à falta de informação sobre seus benefícios. Portanto, aqui está uma visão geral sobre gerenciamento de processos de negócios com o auxílio da automação.
Antes de falar sobre processo de negócio, é preciso entender o real conceito de processo.
Processo é um conjunto de atividades estruturadas e ordenadas que resultam em um produto ou serviço de determinado valor para um grupo de clientes.
O Processo de Negócio ou Processo Organizacional é a forma como uma empresa se organiza internamente para atingir seus objetivos e conseguir oferecer um produto ou serviço de qualidade.
Para que isso seja possível, a empresa faz o uso de hierarquias, setores e pessoas, atribuindo responsabilidades e designando os profissionais que farão parte das tarefas responsáveis pela entrega final.
Em outras palavras, a gestão de processos é como uma empresa cria, personaliza e mensura procedimentos de rotina. Cada departamento é responsável por uma etapa do projeto para transformá-lo no resultado final.
Por exemplo, o departamento financeiro transforma as entradas na conta bancária da empresa em um relatório de receita de determinado mês.
Já o processo de negócio são tarefas que devem ser executadas por um grupo de pessoas para atingir uma meta concreta. Por exemplo, se o cliente compra o seu produto, isso gera automaticamente a necessidade de entrega. Isso é um processo de negócio. Basicamente, ele mostra O QUE deve ser feito, COMO deve ser realizado e QUEM é o responsável.
No exemplo a seguir, vamos analisar o caminho que uma Solicitação de Reembolso percorre para ser aprovada ou não. Imagine que um funcionário realizou uma viagem a serviço da empresa, e precisa ser reembolsado pelas despesas que teve durante o período – hotel, alimentação, passagens, etc. Veja o fluxograma de processo:
Como podemos analisar, o reembolso não pode ocorrer de maneira simples. É necessário que os setores responsáveis possam comprovar os gastos, repassá-los para análise do financeiro e, por último, receber a aprovação do gestor responsável.
A primeira vista, pode parecer um processo trabalhoso e cansativo, mas, quando bem estruturado, todo o caminho acontece de forma natural e rapidamente traz o resultado esperado. Todo processo ocorre para mitigar erros e tornar o dia a dia da empresa mais dinâmico e eficiente.
Os benefícios de um processo de negócio são claros em qualquer empresa. Uma gestão bem organizada, ajuda a simplificar processos e garantir produtividade da melhor forma possível.
Entre as razões para automatizar processos de negócios com um software de gestão de projetos, podemos destacar:
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