O chamado Project Management Office (PMO) é um setor de uma empresa responsável por determinar e sustentar os padrões de gerenciamento de projetos, para otimizar a execução e o controle das propostas de toda a companhia ou de apenas um setor específico.
Atualmente, o PMO é muito comum nas organizações, pois grande parte dos gestores já compreendeu a sua importância. Inclusive, muitas empresas que ainda não o implementaram já estão com a missão de o fazer o quanto antes.
Este post tem como principal objetivo explicar o que é o PMO e apontar quais são as vantagens de implementá-lo em uma empresa. Por isso, leia o artigo até o final, para entender melhor o que ele significa.
Segundo o Relatório CHAOS Standish, que foi realizado em 2009, 68% dos projetos não contemplam suas metas de tempo, escopo ou custo. Isso quer dizer que apenas 32% deles são finalizados no prazo, dentro do custo e com entrega de benefícios mensuráveis (valor), tanto para a empresa quanto para os interessados.
É neste vácuo que entra o PMO, trabalhando dentro da companhia para reverter este quadro ruim.
Existem diversos motivos para que estes problemas aconteçam. Segundo um levantamento da PwC, de 1.524 empresas pesquisadas, as estimativas e planejamentos incorretos são os responsáveis por 30% das falhas em projetos.
Além disso, 16% vem da falta de patrocínio executivo e 12% são de objetivos e metas definidos incorretamente.
Esse mesmo levantamento da PwC apontou que, quando uma organização adota metodologias e processos de gerenciamento de projeto, as oportunidades de sucesso aumentam consideravelmente. A conclusão do estudo aponta que ter um PMO estabelecido é um dos motivos que impulsionam os projetos ao sucesso.
Existem algumas funções que o PMO pode assumir, além daquelas de gerenciamento de projetos. Como exemplo, temos:
Essas funções fazem com que o PMO ajude os gestores de uma empresa a tomar decisões estratégicas sobre quais os projetos que devem ser cancelados e quais devem continuar.
As funções executadas pelo PMO consideradas primárias são:
A influência e o grau de controle que os PMOs possuem sobre os projetos dependem de que tipo é a estrutura da organização. Dessa forma, ele serve de suporte, com um papel de controle, consultivo – ao, por exemplo, exigir o cumprimento de determinado projeto – e diretivo, quando assume a gestão dos projetos em si.
O Project Management Institute (PMI), instituição internacional de profissionais de gestão de projetos, afirma que o PMO é um eixo estratégico para que um negócio alcance a excelência.
Ele tem como objetivo melhorar as práticas de gestão da mudança estratégica, da execução, da liderança e da governança.
Embora existam outras subcategorizações de PMO, pode-se dizer que, do ponto de vista organizacional, encaixa-se em um dos três tipos, a seguir:
É o responsável por definir os padrões da gestão de projetos de toda a corporação. Em geral, é subordinado à presidência ou à diretoria.
A sua função é muito ligada à estratégia da organização e, em consequência, aos procedimentos que a auxiliem a alcançar seus objetivos. O seu grande desafio é gerar valor para a empresa num nível estratégico.
Está ligado de forma direta a uma área da empresa, como a seção de TI, por exemplo. A sua função é mais operacional e, em geral, seus profissionais trabalham ligados diretamente aos projetos de um setor. Esses são os PMOs mais comuns de serem encontrados nas empresas.
Aqueles criados com algum objetivo específico. Ele possui funções distintas, como por exemplo, o gerenciamento de um programa estratégico. É muito comum que eles sejam criados para existir por um determinado prazo.
A partir de agora, iremos enumerar e explicar quais são as vantagens que um Project Management Office pode proporcionar a uma organização. São elas:
Um dos objetivos do PMO é dar garantia de que haja um gerenciamento adequado dos projetos. Quando é bem implementado, auxilia no aumento das taxas de sucesso e no aprimoramento dos resultados da organização, aumentando sua rentabilidade.
Isso acontece porque o retorno adquirido passa a ser maior na comparação com o investimento realizado no início.
A partir da centralização dos projetos em uma única gestão e do aumento da organização da maneira como eles são conduzidos, as oportunidades de alcançar uma elevação da taxa de sucesso são muito maiores. Isso, sem contar com o direcionamento adequado dos recursos.
O PMO praticamente elimina o individualismo nas empresas. Sendo assim, as equipes são formadas com especialistas de várias áreas. Eles irão atuar em conjunto, para que se possa alcançar um objetivo comum. Isso quebra o paradigma de setores trabalhando isoladamente, preocupados apenas com os seus próprios resultados.
O PMO auxilia no aumento da integração e do engajamento de todas as equipes. Assim, é possível que se alcance uma maior eficiência e entrega de produtos e com mais qualidade.
Quando não existe um PMO implantado, o gerente de projetos perde muito tempo acompanhando o andamento de atividades, fazendo o controle de recursos e o monitorando informações.
Quando o PMO é instalado, essas responsabilidades passam a ser dele, deixando os gerentes mais livres para focar em questões mais importantes para o andamento de um projeto. Isso aumenta a produtividade e permite maior dedicação a tarefas que realmente podem agregar valor.
A interação constante com diversas áreas do negócio e o compartilhamento de dados faz com que o PMO assuma indiretamente uma função de consultoria dentro da companhia.
Sendo assim, os funcionários são treinados e conscientizados constantemente sobre as melhores práticas do trabalho.
Através do PMO, é possível identificar quais são os processos ineficientes e em que pontos as falhas ocorreram. A vantagem é que ajuda na promoção de correções e em ações de melhoria, contribuindo para uma gestão que reduza os desperdícios, a necessidade de retrabalho e a ocorrência de erros.
O resultado é a exclusão de atividades desnecessárias, ou seja, que não agreguem valor ao resultado, a garantia de melhor qualidade, o aumento da produtividade e o ganho de eficiência.
Para implementar devidamente um PMO, é preciso tomar alguns cuidados simples, mas que prepararão a empresa e a equipe, além de dar garantia de que o objetivo seja cumprido. São eles:
Para que o desenvolvimento e a criação do PMO sejam bem-sucedidos, é essencial que se tenha apoio dos clientes internos, principalmente da gestão da empresa, pois o processo de implantação acontece de cima para baixo na estrutura empresarial.
Esse é também um dos principais motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos do PMO e os objetivos estratégicos da organização.
Infelizmente, no entanto, a verdade é que ainda há uma grande resistência por parte de várias empresas, principalmente no que se refere à estratégia centralizada em um local e à gestão de projetos.
No entanto, essa tendência tende a se reduzir com os resultados significativos que outras empresas que estruturam um PMO apresentam.
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