Como o uso da Tecnologia na Gestão pode fazer a diferença

Como o uso da Tecnologia na Gestão pode fazer a diferença

É inegável que a tecnologia na gestão e o aprimoramento de serviços acabam sendo um caminho sem volta. Adotar ferramentas capazes de tornar os colaboradores mais envolvidos com os resultados e planejamentos do negócio pode ser uma ótima forma de executar as ações de modo efetivo.

Nesse sentido, há inúmeras plataformas e ferramentas disponíveis para você facilitar o gerenciamento de seus projetos durante todas as etapas. Dessa forma, o desenvolvimento de novas soluções poderá alertar stakeholders, como o envio de mensagens automáticas sobre a detecção de possíveis atrasos, prioridades e os níveis de sobrecarga.

Portanto, neste artigo, você saberá tudo sobre a tecnologia na gestão e o quanto ela é imprescindível para o aumento de produtividade, bem como para a melhora no cumprimento de prazos e redução de custos. Vem com a gente!

Por que a tecnologia na gestão é tão importante

A gestão de projetos possui diversos obstáculos e necessita de uma liderança eficaz, que seja capaz de superar qualquer imprevisto para atingir as principais metas. Entretanto, muitos empecilhos devem ser evitados para que uma ideia seja estabelecida e executada perfeitamente.

Veja, a seguir, as principais dificuldades da gestão e o motivo de a tecnologia ser essencial para o sucesso de um negócio:

1- Dificuldade em estabelecer parâmetros

Como saber qual é o prazo de um projeto? Ou quantos recursos são necessários para a construção de uma obra? Ou qual seria o orçamento para a compra dos materiais solicitados? Essas e outras questões demonstram a importância de trabalhar com indicadores que auxiliem a estruturação de um projeto.

Caso contrário, as chances de a equipe trabalhar desorganizadamente e abaixar a produtividade são enormes. Sendo assim, a tecnologia na gestão prioriza a utilização de recursos disponíveis de modo inteligente e efetivo.

2- Análise de riscos

A análise de riscos pode ser outra etapa difícil para um líder. Empresas que sabem gerenciar esse setor conseguem diminuir a concorrência, enquanto os que ignoram podem sofrer com atrasos e empecilhos.

Portanto, utilizando a tecnologia na gestão, você será capaz de analisar os riscos do seu negócio de forma segura, estável e sem qualquer tipo de prejuízo. Afinal, o gerenciamento de risco é um dos processos mais importantes para a assertividade de uma tomada de decisão.

3- Delegação de tarefas

Mandar um colaborador executar determinada tarefa não é o suficiente. É fundamental que o gestor saiba avaliar qual profissional será a melhor opção para desempenhar a atribuição desejada.

Como Delegar Tarefas: 7 Dicas para Otimizar o seu Trabalho

Além disso, é interessante que haja uma divisão das tarefas de modo que todos os membros de uma equipe sejam estimulados. Afinal, ninguém gosta de se sentir desvalorizado ou sobrecarregado, já que todos são responsáveis igualmente pela produtividade do negócio.

Um excelente líder é aquele que sabe identificar os talentos únicos de cada funcionário. Desse modo, com a tecnologia na gestão, ele será capaz de minimizar os conflitos diários, promovendo o engajamento em equipe e elevando a produtividade do negócio como um todo.

4- Qualidade na automatização

Não basta simplesmente querer automatizar um negócio. É preciso saber do se trata essa medida e como a automatização impactará a rotina de trabalho de sua equipe.

Ou seja, escolher o software inadequado pode ser um tiro fatal na produtividade do seu negócio. Por isso, é fundamental que haja um padrão de serviços implementado corretamente, de modo que as atividades automatizadas sejam inseridas tranquilamente na rotina dos funcionários.

Sendo assim, jamais escolha uma ferramenta sem levar em consideração o contexto de sua companhia. Desse modo, você será capaz de obter um rápido retorno de investimento, além de otimizar os seus serviços e conquistar novos consumidores.

A visão estrutural dos projetos

Antigamente, as equipes de projeto não tinham acesso à estrutura necessária para poderem planejar detalhadamente todas as suas etapas, o que aumentava as chances de erros e impactava diretamente na produção do negócio.

Entretanto, com a evolução da tecnologia, hoje é possível se beneficiar de plataformas que oferecem aos gestores uma visão holística de todo o projeto.

Dessa forma, a tecnologia na gestão é essencial para que os líderes saibam controlar fatores importantes no desenvolvimento de determinado projeto. Veja, a seguir, alguns exemplos:

  • Prazos estabelecidos com o consumidor para cada etapa do projeto;
  • Percentual do trabalho realizado até o momento;
  • O tempo exigido para cada fase do projeto;
  • Utilização de ferramentas eletrônicas que calcule a estimativa do término de um projeto;
  • Conferir sugestões eletrônicas entre os membros de uma equipe para otimizar a distribuição de tarefas.

Os principais benefícios da tecnologia na gestão de projetos

Agora que você já sabe como o avanço tecnológico melhorou a qualidade do gerenciamento de um negócio, é hora de conhecer as suas vantagens. Veja a seguir os principais benefícios que a tecnologia na gestão de projetos traz para a equipe:

1- Agilidade

Toda empresa que almeja o sucesso conhece a importância da agilidade para o funcionamento de seu negócio. Dessa forma, um software de gestão pode ser capaz de simplificar e agilizar um processo que outrora demorava dias para ser finalizado.

Isso ocorre porque, hoje em dia, os softwares possuem um acesso rápido às informações gerenciais, horas trabalhadas, visualização da equipe dos projetos, atualizações em tempo real sobre as demandas. Portanto, automatizar a sua equipe fará com que os funcionários deixem de fazer tarefas repetitivas e demoradas, sendo essencial para a estratégia do negócio e o aumento de produtividade.

2- Planejamento

A tecnologia na gestão de projetos também é capaz de aprimorar a execução de um planejamento. Nesse sentido, ao ter acesso às informações gerais sobre a companhia de forma estruturada, os líderes possuem melhores condições de tomarem a decisão certa para a obtenção de resultados positivos.

Por isso, há diversos softwares que auxiliam o acompanhamento dos projetos em andamento. Eles são essenciais para identificar possíveis falhas e adotar as medidas necessárias para corrigi-los.

3- Aproximação do gestor e a equipe

Com o corte de atividades rotineiras e repetitivas que mais atrapalhavam do que ajudavam, a tecnologia na gestão de projetos faz com que o líder fique mais aberto para visualizar outras alternativas. Uma delas é a organização da equipe e como cada indivíduo se comporta nela.

Dessa forma, ele possui mais tempo para poder se comunicar com os demais funcionários e pensar em soluções para tornar o negócio mais produtivo e competitivo. Oferecer novos espaços e oportunidades para que os gestores liderem de forma dinâmica é essencial para uma melhor interação com os clientes.

4- Integração da equipe

Contar com um sistema que faça os líderes se conectarem mais à sua equipe é uma das maiores vantagens da tecnologia na gestão de projeto. Além disso, a implementação da tecnologia também é capaz de oferecer uma conjuntura favorável para a integração das equipes.

Sendo assim, o compartilhamento de informações entre os membros gera mais engajamento para a solução dos problemas, além de estabelecer um diálogo saudável e que fortalece o trabalho em equipe.

Essa iniciativa aumentará a credibilidade de um negócio, impulsionando ainda mais a capacidade de fidelização de clientes.

5 – Geração de relatórios detalhados e completos

Por meio da tecnologia na gestão de projetos, a sua equipe será capaz de visualizar dados fundamentais para a produtividade de seu negócio, como:

  • Indicadores de desempenho individual;
  • Gráficos orçamentários;
  • Controles estatísticos de prazos.

Desse modo, com as ferramentas necessárias, você fortalecerá a performance de uma equipe de projetos. Obtendo os relatórios completos, você evitará os gargalos que atrapalham a produtividade de seu negócio e terá um maior controle para estabelecer metas efetivas e estratégicas.

6 – Controle sobre o ROI

O ROI significa retorno sobre investimentos, e é uma métrica bastante utilizada para mensurar os ganhos conquistados a partir de um determinado valor de recursos investido. Ou seja, o ROI revela se os investimentos de seu negócio estão sendo efetivos ou não.

O cálculo do ROI ocorre da seguinte forma:

ROI= 100x(GANHOS – GASTOS)/GASTOS

Ao conhecer a fundo o ROI de seus projetos, o líder empresarial será capaz de evitar gastos desnecessários, além de poder negociar com os fornecedores a fim de conquistar melhores preços de compra.

Dessa forma, o seu negócio estará mais confiante e preparado para reduzir os gastos e obter lucratividade no longo prazo.

7- Melhoria no atendimento ao consumidor

Atender o cliente com eficácia é o objetivo primordial de qualquer negócio. Nesse sentido, o desejo de seus consumidores e a demanda dos produtos ou serviços no mercado são fatores cruciais para o norteamento de um empreendimento.

Sendo assim, fidelizar os clientes é um passo essencial para o sucesso de uma companhia. A tecnologia na gestão de projetos aumentará a capacidade de diálogo com os seus consumidores, ao mesmo tempo em que toma as suas decisões baseando-se nos interesses do público-alvo.

Conclusão

Como foi visto neste artigo, o uso da tecnologia na gestão de projetos tem melhorado o desempenho de diversas empresas ao longo dos anos. Além disso, com novas técnicas e ferramentas surgindo a todo momento, a inovação nunca terminará de evoluir, trazendo inúmeras possibilidades para você otimizar e fortalecer cada vez mais a sua equipe.

E então, gostou de conhecer os benefícios do uso de tecnologia na gestão de projetos? Aproveite para ler outros textos no blog do Proj4. Caso queira falar conosco, contate-nos aqui.